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Take-Off-Management – Ressourcen bestmöglich nutzen
Das Take-Off-Management wurde in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt, um die Ressourcen bestmöglich zu nutzen und die wichtigen Projekte schnellstmöglich umzusetzen. Dieses Instrument basiert auf der Erfolgsfokussierten Priorisierung – einer Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips.
Im Arbeitsalltag meiner Kunden bewährte sich die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) besonders als Ordnungskriterium zur Steuerung von Engpässen. Diese sind es nämlich, die über den Wachstum und Erfolg des Unternehmens bestimmen. Selbst kleine Engpässe an Erfolgskritischen Stellen kosten sofort Umsatz und Ertrag. Es ist wie bei den Autobahnen, selbst eine nur 20 Meter lange Baustelle führt auf viel befahrenen Strecken sofort zu stark sinkendem Verkehrsfluss und kilometerlangem Staus.
Da die EPZ immer einen Wert zwischen 1-1.000 hat und die Wichtigkeit für das Unternehmen angibt, konnten wir die Erkenntnisse der Engpassstrategie zur Steuerung von Maßnahmen und Projekten anwenden. Hierfür entwickelten wir ein Take-Off-Management, mit dem Engpassressourcen ( z. B. Geld oder fähige Mitarbeiter, seltene Materialien etc.) immer bestmöglich, also zuerst für Maßnahmen mit hoher EPZ eingesetzt werden.
Bei einem unserer Kunden war die Konstruktion ein solcher Engpass. Die zahlreichen Änderungswünsche aus der Kundschaft und der Fertigung lastete die Konstruktion nahezu aus – die Entwicklung von neuen und marktfähigen Produkten kam nahezu zum Stillstand. Außerdem waren die Konstrukteure total genervt, weil Betriebsleiter und Verkauf ständig die Reihenfolge der Entwicklungsprojekte veränderte, damit das jeweilige Lieblingsprojekt bevorzugt behandelt wurden.
Kam der jeweils andere dahinter, machte er seinen Einfluss beim Chef geltend und die Projektreihenfolge musste durch sein Machtwort nochmals geändert werden. So hatten jeder Konstrukteure immer mehrere Projekte, an denen er gleichzeitig arbeiten musste, viel Stress mit unzufriedenen Vorgesetzten und kamen kaum noch von der Stelle.
Durch Einführung des ErfolgsKompass wurden alle Marktchancen von Kundenanfragen bewertet. Bei den Änderungswünschen der Fertigung wurde das Einsparpotenzial gewichtet. Mit Hilfe der EPZ wurden die Konstrukteure von Projekten mit niedriger EPZ entlastet und die fähigsten Mitarbeiter bekamen die Projekte mit hoher EPZ. Da nach objektiven Kriterien gewichtet wurde, konnten die Vorgesetzten auch damit leben, wenn ein wichtigeres Projekt zuerst abgearbeitet wurde. Die Konstrukteure konnten endlich in Ruhe arbeiten, die Anzahl angefangener Projekte ging drastisch zurück und die wichtigen Projekte wurden deutlich schneller vorangetrieben. Durch den geordneten Ablauf wurden wieder deutlich mehr neue Produkte entwickelt und die Termintreue aller Entwicklungsprojekte wurde drastisch verbessert.
Der ErfolgsKompass
Der ErfolgsKompass ist eine Excel-basierte Softwarelösung, die auf der Erfolgsfokussierten Priorisierung basiert. Mit ihm können weit über 30 Vorgangsarten schnell und objektiv bewerten. Deshalb hat er sich überall dort bewährt, wo es gilt
- objektiv und nachvollziehbar zu bewerten
- schnell und sicher zu entscheiden und
- Maßnahmen effizient umzusetzen.
Anwendungsbereiche
Die EPZ – Nährwert für das Unternehmen
Die ErfolgsPrioritätsZahl, kurz EPZ genannt, zeigt den Nutzen an, den eine Maßnahme für das Unternehmen hätte, so wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln angibt. Um bei diesem Bild zu bleiben: Die ermittelte EPZ gibt den Nährwert an, den das Unternehmen für seine Entwicklung braucht.
In ruhigen Zeiten besteht nur ein geringer Handlungsbedarf für Veränderungen, doch in Zeiten schneller Veränderungen und in Krisen steigt er stark an. Der höhere Wettbewerbs- und Kostendruck führt zu einem starken Anpassungsdruck. Die Zahl der Kundenabwanderungen und Zahlungsausfälle und steigt ebenso, wie die Zahl der kritischen Kunden und Reklamationen. Durch die zahlreichen Veränderungen kommt es verstärkt zu internen Fehlern.
Unternehmen, die den ErfolgsKompass verwenden, wissen genau wo und wie hoch der Handlungsbedarf ist und kümmern sich immer zuerst um die Ereignisse und Potenziale mit der höchsten ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Das ist wie beim Kalorienbedarf des Menschen – je höher er ist, desto mehr Nahrungsmittel mit hoher Kalorienzahl muss er zu sich nehmen, um leistungsfähig zu bleiben.
Die EPZ zeigt an, wie stark sich ein Ereignis oder Potenzial auf den zukünftigen Erfolg des Unternehmens auswirken wird.
Folgerichtig steigt der Nutzen von Maßnahmen und Projekten umso höher, je wird sie auch zur Priorisierung der Maßnahmen und Projekte eingesetzt.
Da die Maßnahmen mit hoher EPZ den höchsten Nutzen für das Unternehmen haben, müssen möglichst viele Maßnahmen und Projekte mit hoher EPZ umgesetzt werden.
Wichtigkeit messen, anstatt subjektiv priorisieren
Wer eine hitzige Diskussion unter Führungskräften lostreten möchte, muss nur fragen, was wirklich wichtig ist. Hierzu kommt es, weil sie keine einheitliche Sichtweise und keine objektiven Kriterien zur Bestimmung der Wichtigkeit haben. Das führt in den Unternehmen jeden Tag zu zeitraubenden Diskussionen, Fehlentscheidungen und Verschwendung von Ressourcen und Kräften.
Um wie viel einfacher wäre es doch, wenn sich die Wichtigkeit von Ereignissen und Potenzialen eindeutig messen ließe. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter wüsste was wirklich wichtig wäre und würde sich immer zuerst darum kümmern. Damit würden die Kräfte und Ressourcen jederzeit mit dem größtmöglichen Nutzen eingesetzt. Ich verstand: Wer die Wichtigkeit objektiv messen kann, wird jeden Tag besser, schneller und erfolgreicher, geht auf die Überholspur und hängt seine Wettbewerber dauerhaft ab.
Auf der Suche nach einer Messmethode, lernte ich die FMEA Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse kennen, mit der sich jedoch nur Risiken messen ließen. Doch nach einigem Kopfzerbrechen knackte ich die Nuss und heraus kam eine Methode, mit der man die Wichtigkeit von Chancen, Risiken, Abweichungen und Fehlern anhand objektiver Kriterien messen kann. Ich testete sie in meinen Aufgabenbereich und kam sehr schnell zu hervorragenden Ergebnissen.
Doch es kam wie es kommen musste, ich bekam Probleme mit meinen Kollegen, die bei meinen Vorgängen zu ganz anderen Einstufungen kamen als ich. Als sie sich bei der Geschäftsführung über mich beschwerten, musste ich zum Seniorchef. Als ich ihm meine Gewichtungsmethode erläuterte, war der Anhänger des Eisenhower-Prinzips so begeistert, dass er sie für alle Standorte anordnete.
Denn bei Erfolgsorientierten Priorisierung handelte es sich um eine Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips. Doch mit meiner Methode werden nicht nur Wichtigkeit und Dringlichkeit betrachtet, sondern auch die Auswirkungen auf das Unternehmen quantifiziert. Hierbei werden sowohl finanzielle Auswirkungen, als auch solche auf Image, Effizienz, Motivation, Gesundheit oder Umwelt bewertet.
Für eine Chance gilt zum Beispiel:
– je wahrscheinlicher diese ist, desto wichtiger ist sie für das Unternehmen
– je kürzer der Eintrittszeitraum ist, desto dringender ist sie
– je höher ihr Nutzen ist, desto stärker ist die Auswirkung auf den Erfolg
Zu jedem dieser Kriterien gibt es kleine Hilfstabellen, mit deren Hilfe das Potential oder das Ereignis eingestuft wird. Dies könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen.
Im zweiten Schritt wird die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) berechnet. Hierfür werden einfach die ermittelten Einzelwerte (6 x 5 x 4) miteinander multipliziert. Im Ergebnis erhält man immer einen Wert zwischen 1 und 1.000 – die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Je höher sie ist, desto höher sind Handlungsbedarf und Nutzen einer Maßnahme. Folglich ist dieser Wert ideal zur Priorisierung geeignet.
Mit der Erfolgsorientierten Priorisierung kann man jedoch nicht nur Chancen, sondern auch jede Art von Risiken, Fehlern und Abweichungen gewichten.
