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Unternehmen auf das Entscheidende fokussieren

Bevor man ein Unternehmen auf das Entscheidende fokussieren kann, muss man wissen was das entscheidende Chancen-, Risiko oder Entwicklungspotenzial ist.

Bei der Bewertung der Potenziale kommt es jedoch immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten und Machtkämpfen zwischen den Führungskräften, da sie durch ihre subjektiven Sichtweisen und persönlichen Ziele zu unterschiedlichen Bewertungsergebnissen kommen. So werden in der Regel die Maßnahmen und Projekte des Stärksten vorangetrieben und nicht diejenigen mit dem höchsten Chancen- oder Risikopotenzial.

Genau hierfür wurde die Erfolgsfokussierte Priorisierung entwickelt. Mit dieser Management-Methode können alle Dinge bewertet werden, die sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken – egal, ob es sich hierbei um Chancen, Risiken, Ereignisse, Potenziale und Probleme handelt.

Die Hauptvorteile liegen in ihrer verblüffend einfachen Anwendbarkeit und dem eindeutigen Wert der für die Priorität ermittelt wird. Dieser liegt immer zwischen 1 und 1.000 – je höher er ist, desto stärker wirkt es sich auf den Erfolg des Unternehmens aus und umso höher sind der Handlungsbedarf und der Nutzen einer Maßnahme.

Ihre universelle Anwendbarkeit und die objektiven Ergebnisse ermöglichen eine systemische Entwicklung des gesamten Unternehmens. In den folgenden Blogbeiträgen werden wir näher auf die Entwicklung der Mitarbeiter, Produkte und Organisation eingehen, denn diese in Balance zu entwickeln, bedeutet das Unternehmen zu entwickeln.

           Mitarbeiterentwicklung
       +  Produktentwicklung
       +  Organisationsentwicklung
       =  Unternehmensentwicklung

Die Erfolgsfokussierte Priorisierung ist eine Weiterentwicklung des legendären Eisenhower-Prinzips. Im Gegensatz zu diesem werden nicht zwei, sondern drei Kriterien bewertet: Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen. Durch Multiplikation der ermittelten Einzelwerte wird die ErfolgsPrioritätsZahl berechnet – kurz EPZ genannt.

Die Höhe der EPZ zeigt den Nutzen einer Maßnahme für das Unternehmen ebenso auf, wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln. Deshalb ist die EPZ ideal zur Priorisierung von Maßnahmen geeignet. So erhalten die Führungskräfte einen Überblick über den aktuellen Handlungsbedarf undfokussieren die vorhandenen Ressourcen punktgenau dort, wo der höchste Nutzen für das Unternehmen besteht.

 

Unternehmensentwicklung – Fokussierung auf das Entscheidende

 

Beispiel:

Bei der Strategiesitzung wird eine Chance zur Steigerung der Effizienz mehrerer Teams identifiziert. Hierdurch würde der Gewinn sehr wahrscheinlich innerhalb eines Jahres um 175.000 Euro gesteigert und damit zur Erreichung des Jahreszieles beitragen.

erst objektiv priorisieren – dass Ressourcen auf das Wesentliche fokussieren

Nach der objektiven Einstufung (gelb markiert) wird die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) ermittelt. Sie zeigt an, wie hoch der Handlungsbedarf und somit der Nutzen einer Maßnahme für das Unternehmen ist. Hierzu werden die drei ermittelten Einzelwerte miteinander multipliziert. Da der Schaden bzw. Nutzen anhand mehrerer Aspekte betrachtet wird, fließt der Aspekt mit der höchsten Auswirkung in die Berechnung der EPZ ein.

8  x  5  x  8  =  320 (EPZ)

Seit kurzem gibt es auch ein Excel-basiertes Tool mit der treffenden Bezeichnung ErfolgsKompass®. Mit ihm wird der geringe Aufwand für die Erfolgsfokussierte Priorisierung nochmals minimiert – in nur einer Minute stuft der Entscheider den Vorgang ein und erhält die EPZ. Mit ihm entfällt nicht nur die lästige Berechnung der EPZ sondern der Vorgang wird auch nachvollziehbar dokumentiert und die gesetzlich und normativ geforderten Nachweise werden nebenbei erstellt. Zudem erhält der Entscheider konkrete Empfehlungen dazu, welche Maßnahmen angemessen und zielführend sind.

Die EPZ – Nährwert für das Unternehmen

Kompas freigestellt

Die ErfolgsPrioritätsZahl, kurz EPZ genannt, zeigt den Nutzen an, den eine Maßnahme für das Unternehmen hätte, so wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln angibt. Um bei diesem Bild zu bleiben: Die ermittelte EPZ gibt den Nährwert an, den das Unternehmen für seine Entwicklung braucht.

In ruhigen Zeiten besteht nur ein geringer Handlungsbedarf für Veränderungen, doch in Zeiten schneller Veränderungen und in Krisen steigt er stark an. Der höhere Wettbewerbs- und Kostendruck führt zu einem starken Anpassungsdruck. Die Zahl der Kundenabwanderungen und Zahlungsausfälle und steigt ebenso, wie die Zahl der kritischen Kunden und Reklamationen. Durch die zahlreichen Veränderungen kommt es verstärkt zu internen Fehlern.

Unternehmen, die den ErfolgsKompass verwenden, wissen genau wo und wie hoch der Handlungsbedarf ist und kümmern sich immer zuerst um die Ereignisse und Potenziale mit der höchsten ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Das ist wie beim Kalorienbedarf des Menschen – je höher er ist, desto mehr Nahrungsmittel mit hoher Kalorienzahl muss er zu sich nehmen, um leistungsfähig zu bleiben.

Die EPZ zeigt an, wie stark sich ein Ereignis oder Potenzial auf den zukünftigen Erfolg des Unternehmens auswirken wird.

Folgerichtig steigt der Nutzen von Maßnahmen und Projekten umso höher, je wird sie auch zur Priorisierung der Maßnahmen und Projekte eingesetzt.

Da die Maßnahmen mit hoher EPZ den höchsten Nutzen für das Unternehmen haben, müssen möglichst viele Maßnahmen und Projekte mit hoher EPZ umgesetzt werden.

Erfolgsfokussierte Priorisierung

Mit EFP – einer beim Strategiepreis 2012 ausgezeichneten Methode, wissen die Führungskräfte stets vorher, welche Maßnahmen sich lohnen und wo der größte Nutzen erzielbar ist. Mit den ermittelten Ergebnissen als Steuerungsgröße werden Unternehmen schnell effizienter und wettbewerbsfähiger.

Immer mehr Unternehmen setzen auf EFP, weil die Bewertungsmethode drei große Vorteile miteinander vereint:

  • EFP ist universell einsatzbar
    Durch ihren ganzheitlichen Ansatz lässt sich mit EFP nicht nur der finanzielle Aspekt bewerten, sondern auch die Faktoren, die sich indirekt auf das finanzielle Ergebnis und die Kundenzufriedenheit auswirken, wie z.B.  Effizienz, Qualität, Umwelt, Gesundheit und Image.
  • EFP ist einfach anwendbar
    EFP ist eine zweistufige Bewertungsmethode, bei dem die Anwender den potenziellen Nutzen bzw. den Ressourcenbedarf anhand von jeweils 3 Kriterien und kleinen Hilfstabellen einstufen.
  • EFP liefert in kürzester Zeit eindeutige und nachvollziehbare Ergebnisse
    Die Hilfstexte in den Tabellen sind genauestens aufeinander und auf das Unternehmen abgestimmt. Da die Hilfstexte 10-er Skalen abbilden, kommen die Anwender in nur 2 Minuten zu eindeutigen und nachvollziehbaren Ergebnissen Die Erfolgsfokussierte Priorisierung ist eine Weiterentwicklung des legendären Eisenhower-Prinzip. Mit ihr werden Wichtigkeit und Handlungsbedarf anhand objektiver Kriterien gemessen und Priorität als nachvollziehbarer Wert angezeigt.
Nutzenformel-Hinweise

Nutzen als objektiver Maßstab

  • Nutzenpotenzial (EPZ)
    Um das Nutzenpotenzial einer Maßnahme zu bestimmen, werden die Wichtigkeit für die Zielerreichung, die Dringlichkeit des Bedarfs und die Höhe der Auswirkung mit Hilfe kleiner Tabellen bewertet. Durch Multiplikation der ermittelten Einzelwerte (1-10) erhält man einen Wert zwischen 1 und 1.000.
  • Ressourcenbedarf (RBZ)
    Hierzu werden ext. Kosten, interner Aufwand und Folgekosten mit Hilfe kleiner Tabellen eingestuft. Durch Multiplikation der ermittelten Einzelwerte (1-10) erhält man immer einen Wert zwischen 1 und 1.000. Je höher er ist, desto höher ist Gesamtaufwand für das Projekt.
  • MiniMax-Index (MMI)
    Durch einfache Division von EPZ u. RBZ lässt sich der MMI ermitteln. Da der ermittelte Wert das Verhältnis von Nutzenpotenzial und Ressourcenbedarf anzeigt, ob und in welchem Maße sich die Maßnahme lohnen wird.

Die mit EFP ermittelten Werte zeigen den Nutzwert von Maßnahmen ebenso an, wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln. Die Bewertungsergebnisse ermöglichen es, die unterschiedlichsten Positionen miteinander zu. So werden die Kosten- und Erfolgstreiber bereits bei der Budgetierung erkennbar.

Kosten- und Erfolgstreiber auf einen Blick

Kosten- und Erfolgstreiber auf einen Blick

EFP sorgt auch im laufenden Jahr für glasklare Prioritäten, wenn die ursprüngliche Projektreihenfolge aufgrund aktueller Ereignisse überplant werden muss.

Durch die eindeutigen Werte können die neuen Maßnahmen schnell und folgerichtig eingeplant werden. So wissen die Mitarbeiter stets genau, worauf es wirklich ankommt.

to-do-liste-neu2015

jederzeit glasklare Prioritäten

 

So werden zeitraubende Diskussionen, Missverständnisse und Prioritätenkonflikte vermieden und Projekte mit hohem Nutzen deutlich schneller und effizienter umgesetzt.

EFP zählt zu den wenigen universell anwendbaren IGEL-Prinzipien, da man mit dieser Methode die Mittel und Kräfte stets optimal einsetzt und deutlich bessere Resultate erzielt.

 

Wichtigkeit messen, anstatt subjektiv priorisieren

IGEL_freigestellt

Wer eine hitzige Diskussion unter Führungskräften lostreten möchte, muss nur fragen, was wirklich wichtig ist. Hierzu kommt es, weil sie keine einheitliche Sichtweise und keine objektiven Kriterien zur Bestimmung der Wichtigkeit haben. Das führt in den Unternehmen jeden Tag zu zeitraubenden Diskussionen, Fehlentscheidungen und Verschwendung von Ressourcen und Kräften.

Um wie viel einfacher wäre es doch, wenn sich die Wichtigkeit von Ereignissen und Potenzialen eindeutig messen ließe. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter wüsste was wirklich wichtig wäre und würde sich immer zuerst darum kümmern. Damit würden die Kräfte und Ressourcen jederzeit mit dem größtmöglichen Nutzen eingesetzt. Ich verstand: Wer die Wichtigkeit objektiv messen kann, wird jeden Tag besser, schneller und erfolgreicher, geht auf die Überholspur und hängt seine Wettbewerber dauerhaft ab.

Auf der Suche nach einer Messmethode, lernte ich die FMEA Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse kennen, mit der sich jedoch nur Risiken messen ließen. Doch nach einigem Kopfzerbrechen knackte ich die Nuss und heraus kam eine Methode, mit der man die Wichtigkeit von Chancen, Risiken, Abweichungen und Fehlern anhand objektiver Kriterien messen kann. Ich testete sie in meinen Aufgabenbereich und kam sehr schnell zu hervorragenden Ergebnissen.

Doch es kam wie es kommen musste, ich bekam Probleme mit meinen Kollegen, die bei meinen Vorgängen zu ganz anderen Einstufungen kamen als ich. Als sie sich bei der Geschäftsführung über mich beschwerten, musste ich zum Seniorchef. Als ich ihm meine Gewichtungsmethode erläuterte, war der Anhänger des Eisenhower-Prinzips so begeistert, dass er sie für alle Standorte anordnete.

Denn bei Erfolgsorientierten Priorisierung handelte es sich um eine Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips. Doch mit meiner Methode werden nicht nur Wichtigkeit und Dringlichkeit betrachtet, sondern auch die Auswirkungen auf das Unternehmen quantifiziert. Hierbei werden sowohl finanzielle Auswirkungen, als auch solche auf Image, Effizienz, Motivation, Gesundheit oder Umwelt bewertet.

Für eine Chance gilt zum Beispiel:

–       je wahrscheinlicher diese ist, desto wichtiger ist sie für das Unternehmen

–       je kürzer der Eintrittszeitraum ist, desto dringender ist sie

–       je höher ihr Nutzen ist, desto stärker ist die Auswirkung auf den Erfolg

Zu jedem dieser Kriterien gibt es kleine Hilfstabellen, mit deren Hilfe das Potential oder das Ereignis eingestuft wird. Dies könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen. 

Im zweiten Schritt wird die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) berechnet. Hierfür werden einfach die ermittelten Einzelwerte (6 x 5 x 4) miteinander multipliziert. Im Ergebnis erhält man immer einen Wert zwischen 1 und 1.000 – die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Je höher sie ist, desto höher sind Handlungsbedarf und Nutzen einer Maßnahme. Folglich ist dieser Wert ideal zur Priorisierung geeignet.

Mit der Erfolgsorientierten Priorisierung kann man jedoch nicht nur Chancen, sondern auch jede Art von Risiken, Fehlern und Abweichungen gewichten.