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EFP im KVP-Prozess

Die kontinuierliche Verbesserung ist der Organisation ist eine wesentliche Führungsaufgabe. Die  objektive Bewertung der Risiko- und Verbesserungspotenziale ist eine wesentliche Voraussetzung für eine zielführende Kommunikation und angemessene Maßnahmen.

Jedoch kommt es bei der Bewertung der Verbesserungspotenziale  immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten und Machtkämpfen zwischen den Führungskräften, da sie durch ihre subjektiven Sichtweisen und persönlichen Ziele zu unterschiedlichen Bewertungsergebnissen kommen. So werden in der Regel die Maßnahmen und Projekte des Stärksten vorangetrieben und nicht die der höchsten Risiko- oder Verbesserungspotenziale.

Unklare Aufgaben, Schnittstellen und Verantwortungen führen unweigerlich zu Reibereien, Verzögerungen und Fehlern. Eine unklare Organisation demotiviert nicht nur die Mitarbeiter, sondern kostet Leistung und verschwendet das Geld des Unternehmens. Geschieht dies über einen längeren Zeitraum, verliert das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit.

Hier schafft die Erfolgsfokussierte Priorisierung – Abhilfe. Mit dieser universellen Methode werden alle Ereignisse, Potenziale und Probleme mit Auswirkungen auf das Unternehmen bewertet – natürlich auch Probleme, Fehler- und Verbesserungspotenziale.

Das Besondere an ihr sind ihre universelle Einsetzbarkeit, die objektiven Kriterien und die Berechnung eines eindeutigen Wertes. Dieser liegt immer zwischen 1 und 1.000 – je höher er ist, desto höher ist der Handlungsbedarf und umso höher ist der Nutzen von Organisationsprojekten.

Die Höhe der EPZ zeigt den Nutzen für das Unternehmen ebenso sicher an, wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln. Die Objektivität der Methode schafft Vertrauen und stellt sicher, dass geeignete Maßnahmen geplant und ohne zeitraubende Diskussionen freigegeben werden. Durch ihren eindeutigen Wert erkennt jeder auf einen Blick die Bedeutung des Potenzials und die Priorität der eingeleiteten Maßnahmen wird eindeutig kommuniziert. Mit der EPZ wird sichergestellt dass Aufgaben und Maßnahmen mit hoher Priorität immer zuerst umgesetzt werden und sich das Unternehmen bestmöglich entwickelt.

An folgendem Beispiel werden wir die Funktion der Methode aufzeigen.

Beim jährlichen Audit wurde ein Verbesserungspotenzial aufgedeckt mit dem die Angebote reibungsloser, schneller und effizienter erstellt werden. Die Zeitersparnis aller Vertriebsmitarbeiter wird auf bis zu 50.000 EURO geschätzt.

Verbesserungspotenziale objektiv einstufen

Nach der objektiven Einstufung wird die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) ermittelt. Sie zeigt an, wie hoch der Handlungsbedarf ist und somit der Nutzen für das Unternehmen ist. Hierzu werden die drei ermittelten Einzelwerte miteinander multipliziert. Da der Schaden bzw. Nutzen anhand mehrerer Aspekte betrachtet wird, fließt der Aspekt mit der höchsten Auswirkung in die Berechnung der EPZ ein.

10  x  8  x  8  =  560 (EPZ)

Das Verbesserungspotenzial hat eine EPZ von 560 – es besteht akuter Handlungsbedarf da mit einer Maßnahme ein außerordentlich hoher Nutzen für Finanzen, Effizienz und Motivation für das Unternehmen realisiert werden kann.

Mit der EPZ als Steuerungsgröße wird der KVP-Prozess effizient gesteuert.

Seit kurzem gibt es auch ein Excel-basiertes Tool mit der treffenden Bezeichnung ErfolgsKompass®. Mit ihm wird der geringe Aufwand nochmals minimiert – in nur einer Minute stuft der Entscheider den Vorgang ein und erhält die EPZ. Mit ihm entfällt nicht nur die lästige Berechnung der EPZ sondern der Vorgang wird auch nachvollziehbar dokumentiert und die gesetzlich und normativ geforderten Nachweise werden nebenbei erstellt. Zudem erhält der Entscheider konkrete Empfehlungen dazu, welche Maßnahmen angemessen und zielführend sind.

Unternehmen auf das Entscheidende fokussieren

Bevor man ein Unternehmen auf das Entscheidende fokussieren kann, muss man wissen was das entscheidende Chancen-, Risiko oder Entwicklungspotenzial ist.

Bei der Bewertung der Potenziale kommt es jedoch immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten und Machtkämpfen zwischen den Führungskräften, da sie durch ihre subjektiven Sichtweisen und persönlichen Ziele zu unterschiedlichen Bewertungsergebnissen kommen. So werden in der Regel die Maßnahmen und Projekte des Stärksten vorangetrieben und nicht diejenigen mit dem höchsten Chancen- oder Risikopotenzial.

Genau hierfür wurde die Erfolgsfokussierte Priorisierung entwickelt. Mit dieser Management-Methode können alle Dinge bewertet werden, die sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken – egal, ob es sich hierbei um Chancen, Risiken, Ereignisse, Potenziale und Probleme handelt.

Die Hauptvorteile liegen in ihrer verblüffend einfachen Anwendbarkeit und dem eindeutigen Wert der für die Priorität ermittelt wird. Dieser liegt immer zwischen 1 und 1.000 – je höher er ist, desto stärker wirkt es sich auf den Erfolg des Unternehmens aus und umso höher sind der Handlungsbedarf und der Nutzen einer Maßnahme.

Ihre universelle Anwendbarkeit und die objektiven Ergebnisse ermöglichen eine systemische Entwicklung des gesamten Unternehmens. In den folgenden Blogbeiträgen werden wir näher auf die Entwicklung der Mitarbeiter, Produkte und Organisation eingehen, denn diese in Balance zu entwickeln, bedeutet das Unternehmen zu entwickeln.

           Mitarbeiterentwicklung
       +  Produktentwicklung
       +  Organisationsentwicklung
       =  Unternehmensentwicklung

Die Erfolgsfokussierte Priorisierung ist eine Weiterentwicklung des legendären Eisenhower-Prinzips. Im Gegensatz zu diesem werden nicht zwei, sondern drei Kriterien bewertet: Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkungen. Durch Multiplikation der ermittelten Einzelwerte wird die ErfolgsPrioritätsZahl berechnet – kurz EPZ genannt.

Die Höhe der EPZ zeigt den Nutzen einer Maßnahme für das Unternehmen ebenso auf, wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln. Deshalb ist die EPZ ideal zur Priorisierung von Maßnahmen geeignet. So erhalten die Führungskräfte einen Überblick über den aktuellen Handlungsbedarf undfokussieren die vorhandenen Ressourcen punktgenau dort, wo der höchste Nutzen für das Unternehmen besteht.

 

Unternehmensentwicklung – Fokussierung auf das Entscheidende

 

Beispiel:

Bei der Strategiesitzung wird eine Chance zur Steigerung der Effizienz mehrerer Teams identifiziert. Hierdurch würde der Gewinn sehr wahrscheinlich innerhalb eines Jahres um 175.000 Euro gesteigert und damit zur Erreichung des Jahreszieles beitragen.

erst objektiv priorisieren – dass Ressourcen auf das Wesentliche fokussieren

Nach der objektiven Einstufung (gelb markiert) wird die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) ermittelt. Sie zeigt an, wie hoch der Handlungsbedarf und somit der Nutzen einer Maßnahme für das Unternehmen ist. Hierzu werden die drei ermittelten Einzelwerte miteinander multipliziert. Da der Schaden bzw. Nutzen anhand mehrerer Aspekte betrachtet wird, fließt der Aspekt mit der höchsten Auswirkung in die Berechnung der EPZ ein.

8  x  5  x  8  =  320 (EPZ)

Seit kurzem gibt es auch ein Excel-basiertes Tool mit der treffenden Bezeichnung ErfolgsKompass®. Mit ihm wird der geringe Aufwand für die Erfolgsfokussierte Priorisierung nochmals minimiert – in nur einer Minute stuft der Entscheider den Vorgang ein und erhält die EPZ. Mit ihm entfällt nicht nur die lästige Berechnung der EPZ sondern der Vorgang wird auch nachvollziehbar dokumentiert und die gesetzlich und normativ geforderten Nachweise werden nebenbei erstellt. Zudem erhält der Entscheider konkrete Empfehlungen dazu, welche Maßnahmen angemessen und zielführend sind.

verlässliche Performance-Kennzahlen für Unternehmer

Obwohl Darwins These vom „survival of the fittest“ auch in der Wirtschaft gilt, fehlen verlässliche Performance-Kennzahlen zur  Messung von Unternehmensentwicklung und Anpassungsfähigkeit.

Deshalb wird die Entwicklung von Unternehmen auch heute noch so gesteuert, wie ein Auto vor der Erfindung des Tachos. Damals wurde das Tempo auch anhand von Hilfsgrößen geschätzt, z. B. der Motordrehzahl, der gestoppten Zeit oder anhand von diversen Klappergeräuschen. Nicht die Anzahl der angemeldeten Patente ist für den Erfolg entscheidend, sondern ihr Marktpotenzial. So kann ein einziges Patent mehr zum Erfolg des Unternehmens beitragen als alle anderen zusammen.

Selbst moderne Management-Informations-Systeme liefern den TOP-Führungskräften nur betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Prozessdaten, also Daten, die sich auf Vergangenes beziehen. Unternehmenssteuerung mit solchen Kennzahlen ist genauso gefährlich, wie ein Auto mit Blick in den Rückspiegel zu lenken. Über den zukünftigen Erfolg bestimmen jedoch die Chancen und Risiken, und diese kann ich nur erkennen wenn ich aufmerksam nach vorne schaue.

Deshalb schauen clevere Unternehmer immer nach vorne, doch was ihm wirklich fehlt, sind verlässliche Performance-Kennzahlen – also Daten  für eine systematische Unternehmensentwicklung. Denn nur so kann er seine Ressourcen dort einsetzen, wo der größte Nutzen erzielbar ist.

Die PerformanceBilanz® schafft endlich Abhilfe zu diesem grundsätzlichen Problem.  Sie basiert auf den Daten aus den Prozessen und dem TakeOff-Management. Mit Hilfe der Erfolgsfokussierten Priorisierung wird die Bedeutung der tagtäglichen Ereignisse, Potenziale und Probleme bewertet und als eindeutiger Wert zwischen 1 und 1.000 ausgedrückt – je höher der ermittelte Wert (EPZ) ist, desto höher ist der Handlungsbedarf für Maßnahmen und Projekte.

Mit Hilfe des TakeOff-Management werden alle eingeleiteten Maßnahmen und Projekte überwacht. Diese Daten werden mit Hilfe der PerformanceBilanz®  ausgewertet. Durch sie erfährt der Unternehmer nicht nur wie sich das Unternehmen entwickelt und wie anpassungsfähig es ist, sondern auch wie hoch die Chancen- und Risikopotenziale sind – existenzielle Voraussetzungen für eine systematische Unternehmensentwicklung.

 

Performancemanagement mit Blick nach vorne

 

Denn die Fähigkeit die Ressourcen auf das Entscheidende zu fokussieren, bestimmt darüber, ob das Unternehmen scheitert, halbwegs erfolgreich ist oder sich zum Marktführer entwickelt. Deshalb ist es für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

 

In drei Stufen zum nachhaltigen Erfolg

Für nachhaltigen Erfolg muss man drei Stufen erklimmen. Jede für sich ist eine Herausforderung, die es zu meistern gilt. Doch das wird nur gelingen, wenn man das zugrunde liegende Problem verstanden und gelöst hat. Zudem muss der Fortschritt auf der Erfolgsleiter gemessen und überwacht werden.

Es ist ähnlich wie bei den Computerspielen – man muss das erste Level schaffen, bevor man das zweite spielen kann; das zweite meistern, bevor man das dritte spielen darf, und so fort. Erfolgreiche Unternehmensentwicklung funktioniert ebenso.

  • Bevor Sie sich auf den Erfolg fokussieren, müssen Sie wissen was Wichtig ist und sich immer  zuerst darum kümmern – nur so können Sie ihre Ressourcen bestmöglich einsetzen.
  • bevor Sie die Wettbewerber abhängen, müssen Sie ihr Unternehmen besser und anpassungsfähiger machen – nur so können Sie Ihre Wettbewerber überholen.
  • auf dem Weg zu Marktführerschaft und dauerhaftem Erfolg, müssen Sie sicherstellen, dass Ihnen nichts dazwischen kommt – nur so können Sie nachhaltig erfolgreich werden und bleiben.

Das klingt vielleicht einfach, doch jedes Jahr scheitern zehntausende von Unternehmen, weil sie genau dies nicht vermochten.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen für jede dieser Stufen eine Lösung auf, die wir gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt haben. Sie alle bauen auf der Erfolgsfokussierten Priorisierung auf, da mit dieser Methode sowohl der Handlungsbedarf messbar, als auch der Fortschritt messbar ist.

Da mit diesen Lösungen die Denk- und Handlungsweisen aller Mitarbeiter auf Erfolg ausrichtet und nachhaltig geprägt werden, entsprechen sie dem IGEL-Prinzip.

Im Artikel  über das TakeOff-Management habe ich beschrieben, wie meine Kunden die erste Stufe erfolgreich gemeistert haben:

Stufe 1  Effektivität steigern – TakeOff-Management

  1. Wichtigkeit messen und entsprechend entscheiden
  2. Fehler, Schäden und Reklamationen analysieren und Ursachen identifizieren
  3. sich immer zuerst um die Wichtigen Dinge kümmern

In den folgenden Artikeln werde ich aufzeigen, wie die zweite und dritte Stufe erfolgreich gemeistert werden. An dieser Stelle möchte ich jedoch schon einmal eine kurze Zusammenfassung geben:

 

Stufe 2  Performance steigern – Performance-Management

  1. Performancedaten aus dem TakeOff-Management auswerten
  2. UnternehmensPerformance messen
  3. PerformanceKiller und Ineffizienz beseitigen

Stufe 3  Erfolgsfaktoren in Balance entwickeln – ErfolgsManagement

  1. Erfolgsfaktoren überwachen
  2. PerformanceKennzahlen auswerten
  3. Fehlentwicklungen beseitigen

Unternehmen, die alle drei Stufen gemeistert haben, sind effektiver, schneller und effizienter als ihre Wettbewerber, überholen diese und werden zum unumstrittenen Marktführer, solange Sie dieses System konsequent anwenden und weiter ausbauen.

Take-Off-Management – Ressourcen bestmöglich nutzen

Das Take-Off-Management wurde in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt, um die Ressourcen bestmöglich zu nutzen und die wichtigen Projekte schnellstmöglich umzusetzen. Dieses Instrument basiert auf der Erfolgsfokussierten Priorisierung – einer Weiterentwicklung des Eisenhower-Prinzips.

Im Arbeitsalltag meiner Kunden bewährte sich die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ) besonders als Ordnungskriterium zur Steuerung von Engpässen. Diese sind es nämlich, die über den Wachstum und Erfolg des Unternehmens bestimmen. Selbst kleine Engpässe an Erfolgskritischen Stellen kosten sofort Umsatz und Ertrag. Es ist wie bei den Autobahnen, selbst eine nur 20 Meter lange Baustelle führt auf viel befahrenen Strecken sofort zu stark sinkendem Verkehrsfluss und kilometerlangem Staus.

Da die EPZ immer einen Wert zwischen 1-1.000 hat und die Wichtigkeit für das Unternehmen angibt, konnten wir die Erkenntnisse der Engpassstrategie zur Steuerung von Maßnahmen und Projekten anwenden. Hierfür entwickelten wir ein Take-Off-Management, mit dem Engpassressourcen ( z. B. Geld oder fähige Mitarbeiter, seltene Materialien etc.) immer bestmöglich, also zuerst für Maßnahmen mit hoher EPZ eingesetzt werden.

Bei einem unserer Kunden war die Konstruktion ein solcher Engpass. Die zahlreichen Änderungswünsche aus der Kundschaft und der Fertigung lastete die Konstruktion nahezu aus – die Entwicklung von neuen und marktfähigen Produkten kam nahezu zum Stillstand. Außerdem waren die Konstrukteure total genervt, weil Betriebsleiter und Verkauf ständig die Reihenfolge der Entwicklungsprojekte veränderte, damit das jeweilige Lieblingsprojekt  bevorzugt behandelt wurden.

Kam der jeweils andere dahinter, machte er seinen Einfluss beim Chef geltend und die Projektreihenfolge musste durch sein Machtwort nochmals geändert werden. So hatten jeder Konstrukteure immer mehrere Projekte, an denen er gleichzeitig arbeiten musste, viel Stress mit unzufriedenen Vorgesetzten und kamen kaum noch von der Stelle.

Durch Einführung des ErfolgsKompass wurden alle Marktchancen von Kundenanfragen bewertet. Bei den Änderungswünschen der Fertigung wurde das Einsparpotenzial gewichtet.  Mit Hilfe der EPZ wurden die Konstrukteure von Projekten mit niedriger EPZ entlastet und die fähigsten Mitarbeiter bekamen die Projekte mit hoher EPZ. Da nach objektiven Kriterien gewichtet wurde, konnten die Vorgesetzten auch damit leben, wenn ein wichtigeres Projekt zuerst abgearbeitet wurde. Die Konstrukteure konnten endlich in Ruhe arbeiten, die Anzahl angefangener Projekte ging drastisch zurück und die wichtigen Projekte wurden deutlich schneller vorangetrieben. Durch den geordneten Ablauf wurden wieder deutlich mehr neue Produkte entwickelt und die Termintreue aller Entwicklungsprojekte wurde drastisch verbessert.